Prevenção de perdas: estratégias para um estoque otimizado

Um estoque otimizado não é a mesma coisa que um armazém organizado. O estoque representa o coração das operações e serve como um termômetro preciso da saúde do negócio.

Só que esse ativo vital está constantemente sob a ameaça de um inimigo silencioso e corrosivo: as perdas. Para evitar esse tipo de prejuízo, é essencial otimizar a gestão do estoque.

A prevenção de perdas não tem a ver somente com evitar furtos. Ao gerenciar o estoque de modo eficiente, a empresa melhora o fluxo de caixa, garante entregas no prazo, aumenta a satisfação do cliente e assegura a eficiência operacional em toda a cadeia.

Qualquer falha em sua gestão gera um efeito dominó de prejuízos. E as perdas financeiras diretas são apenas a ponta do iceberg. Existem muitos outros problemas. 

Um item em falta pode parar uma linha de produção, atrasar uma entrega crucial e manchar a reputação da empresa. Para evitar essas situações, preparamos este artigo.

Nele vamos explorar um conjunto de estratégias práticas e tecnológicas para transformar a gestão de estoque, minimizar todos os tipos de perdas e maximizar a rentabilidade do seu negócio.

Como prevenir as perdas de estoque

O primeiro passo para uma prevenção de perdas eficaz é compreender suas múltiplas origens. Muitas empresas focam apenas nos furtos, sejam internos ou externos, mas o problema é frequentemente mais complexo e sistêmico.

As perdas podem ser categorizadas de várias formas e identificar sua origem é crucial para a tomada de decisão correta. Os principais tipos de perdas incluem:

• Perdas por avarias: produtos danificados durante o manuseio, armazenagem ou transporte que se tornam inutilizáveis para a venda.
• Perdas por validade: especialmente crítico para perecíveis, esse problema ocorre quando produtos atingem sua data de validade antes de serem vendidos.
• Perdas administrativas: erros de digitação, contagem incorreta durante inventários, falhas no registro de entrada ou saída e divergências nas notas fiscais.
• Perdas por obsolescência: itens que se tornam ultrapassados devido a mudanças tecnológicas ou de mercado, perdendo seu valor.
• Furtos internos e externos: extravio intencional de produtos por colaboradores ou por ação de terceiros, como roubo da carga.

Cada uma dessas fontes de prejuízo exige uma abordagem específica dentro do conjunto de estratégias da empresa. Ignorar essa diversidade só atrapalha o processo.

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Boas práticas na gestão de estoque

Antes mesmo de pensar em tecnologia avançada, saiba que o estoque otimizado é construído com processos sólidos e boas práticas de gestão. 

Sem essa base, que envolve controle, organização física e cultura organizacional, nenhuma ferramenta será suficientemente poderosa.

Na maioria das vezes, a organização física do armazém é a barreira mais visível contra as perdas. O que podemos fazer nesse sentido?

• Implementar a metodologia FIFO (First In, First Out) para garantir que os primeiros itens a entrarem sejam os primeiros a saírem, reduzindo perdas por validade.
• Estabelecer zonas específicas dentro do armazém para produtos de alto valor e alta rotatividade, com acesso controlado.
• Sinalização clara de endereçamento para facilitar a localização dos produtos e reduzir erros de picking e tempo de busca.
• Realizar inventários rotativos (contagens cíclicas) frequentemente para identificar e corrigir discrepâncias.

Essas ações, embora aparentemente simples, têm um impacto profundo na redução de erros operacionais e na criação de uma cultura de otimização de estoques.

Importância da cultura organizacional na prevenção de perdas

Criar um ambiente de transparência é uma das estratégias mais eficazes para combater furtos internos. Isso inclui:

• Canais de denúncia anônima para que os problemas possam ser reportados sem medo de retaliação.
• Políticas claras e amplamente comunicadas sobre as consequências de desvios de conduta.
• Programas de reconhecimento e bonificação por metas de produtividade e precisão, mostrando que a empresa valoriza a honestidade e o bom trabalho.

Revolução tecnológica na gestão de estoques: dados em tempo real e Inteligência Artificial

Enquanto a organização, o controle e a cultura da empresa estabelecem a base para um estoque otimizado, o uso de tecnologia facilita a prevenção de perdas. Uma gestão de estoque moderna e eficiente é impossível sem o apoio de ferramentas tecnológicas robustas.

Visibilidade em tempo real

A capacidade de monitorar o estoque em tempo real é um divisor de águas. Imagine um sistema onde cada movimento de entrada, saída ou transferência é registrado instantaneamente.

Somado a isso, alertas automáticos são disparados para qualquer atividade incomum, como, por exemplo, uma retirada de mercadoria fora do horário comercial ou uma quantidade anormal de um item de alto valor.

A tecnologia também é capaz de mostrar a localização exata de qualquer produto dentro do armazém, a qualquer momento.

Essa visibilidade total, fornecida por uma plataforma de gestão integrada, elimina as sombras onde os erros e os desvios costumam se esconder. 

Além de fornecer os dados necessários para uma tomada de decisão ágil e fundamentada, ter ampla visibilidade permite que os times ajam antes que um pequeno problema se torne uma grande perda financeira.

Análise de dados preditiva e Inteligência Artificial

Outra estratégia essencial para a prevenção de perdas e para a otimização de estoques é a análise de dados. Ela é eficiente porque vai além do que aconteceu e prevê o que pode acontecer. 

Ao aplicar inteligência artificial ao histórico do seu estoque e aumentar ainda mais os dados disponíveis é possível:

• Prever as demandas com muito mais precisão, evitando a superestocagem (que leva a obsolescência e perdas por validade) e a subestocagem (que leva a falta de produto, envios incompletos e clientes insatisfeitos).
• Identificar padrões sutis que indicam possíveis furtos internos ou outras falhas nos processos.
• Otimizar automaticamente a localização dos produtos no armazém para aumentar a eficiência e reduzir o tempo de deslocamento da equipe.

Esta abordagem proativa transforma a prevenção de perdas de uma atividade reativa em uma vantagem competitiva estratégica.

Impacto da prevenção de perdas na cadeia de suprimentos

Muitas empresas acreditam que investir em prevenção de perdas e na otimização não é um custo. No entanto, esse entendimento é equivocado. A prevenção de perdas é um investimento com retorno tangível em toda a cadeia de suprimentos.

Fluxo de caixa saudável

Menos dinheiro parado em produtos obsoletos, avariados ou extraviados significa mais capital de giro para investir no crescimento do negócio.

Eficiência operacional

Menos tempo gasto na procura de itens perdidos ou na correção de erros significa mais produtividade e capacidade de atendimento.

Satisfação do cliente garantida

A certeza de ter o produto certo, na quantidade certa e no prazo combinado é a base para uma experiência de compra positiva e para a fidelização dos clientes. Além disso, a confiabilidade na marca se torna um diferencial no mercado.

Excelência na gestão de estoque: como conseguir

Quando você controla as perdas, você controla melhor o seu negócio. Não há dúvidas de que a estabilidade do estoque se reflete na estabilidade financeira e na reputação da sua marca.

A prevenção de perdas é, portanto, uma disciplina contínua. Ela exige a combinação de pessoas treinadas, processos bem desenhados e tecnologia de ponta. Não se trata de uma única ação, mas de um conjunto de estratégias integradas que se reforçam mutuamente.

Ignorar essa necessidade ou a importância das estratégias de prevenção é conviver com um vazamento constante de recursos que poderia ser investido em inovação, marketing e expansão. 

Além disso, em um mundo onde a agilidade e a confiabilidade são requisitos mínimos para competir, ter um estoque otimizado e protegido não é mais um luxo, é  uma questão de sobrevivência.

Conclusão

A jornada em direção a uma logística mais enxuta e lucrativa começa com a decisão de assumir o controle real sobre o estoque e estancar de vez as perdas. Para isso, a melhor estratégia é contar com as ferramentas certas.

Se você está pronto para transformar sua gestão de estoque e eliminar as perdas na sua operação, nós temos a melhor solução. Fale com um especialista da Fusion e descubra como uma plataforma integrada pode oferecer visibilidade em tempo real.